ingénierie financière externalisée

Les actions soutenues par l’IEE sont détaillées dans les programmes de travail annuels, qui rassemblent les Appels à propositions de projets.

Les projets doivent impliquer au moins 3 partenaires de 3 pays différents. La participation est ouverte à toute organisation publique ou privée établie dans l’UE (plus la Croatie, la Norvège, le Liechtenstein et l'Islande).

Le programme soutient toute initiative, politique ou projet concrets. Il est toutefois non technologique (la partie technologique est financé dans le cadre du 7ème PCRD) : orienté sur les études, la sensibilisation, l’information, l’analyse des politiques, la formation, le programme peut également financer des actions pilotes.

L’ensemble des dépenses du programme soutenu sont éligibles (Frais de personnel, frais de fonctionnement, frais de sous-traitance, amortissements des investissements,…). Le détail des dépenses éligibles est fixé dans la convention de subvention selon des règles devant être scrupuleusement suivies, sous peine de non remboursement ou de pénalités financières.

Une comptabilité spécifique est notamment nécessaire pour pouvoir justifier des dépenses engagées. On distingue les coûts éligibles directs (attribuables directement au programme subventionné) et les coûts éligibles indirects. Des certificats de méthodologie comptable sont attribués par la Commission Européenne pour valider la présentation des comptes.

L’instruction des dossiers repose sur un processus très formel (comprenant un vocabulaire particulier) :

• Parution de l’appel à projets comprenant notamment le programme de travail, le texte de l’appel, le guide pour les évaluations, le « guide to financial issues relating to FP7 indirect actions », le guide du proposant (guide for applicants). L’ensemble de ces documents exposent des considérations techniques, stratégiques et politiques qui doivent être prises en considération ;
• Formation du consortium qui nomme un coordinateur (possibilité d’évolution jusqu’au dépôt officiel de la proposition) ;
• Prise de contact du coordinateur avec le fonctionnaire de la Commission Européenne en charge du projet (Project officer). Un autre fonctionnaire de la Commission Européenne, le scientific officer, intervient également pour les aspects techniques du projet ;
• La rédaction de la réponse (de préférence en anglais) doit se faire par consensus entre les membres du consortium en prenant en compte les 3 grands critères d’éligibilité : qualité scientifique, impact probable, qualité de la mise en œuvre. Les critères sont tous spécifiés dans le programme de travail ;
• Le consortium (Applicants) dépose sa réponse à l’appel à projet (Proposal) par voie électronique via le système EPSS ;
• L’éligibilité de la proposition (eligibility) est établie en fonction de différents critères (heure limite de dépôt, caractéristiques minimales du consortium, proposition complète, nombre de pages maximum, autres critères spécifiés dans le programme de travail) ;
• La proposition est évaluée de façon indépendante (remote evaluation) par trois ou quatre experts (les pairs) qui établisse une note par consensus pour chaque critère ainsi qu’un rapport d’évaluation (Evaluation summary report) ;
• La note est éventuellement réévaluée (y compris significativement) par une réunion de panel (panel review) qui réharmonise les notes sous la responsabilité d’un directeur de panel (chairman) ;
• Il peut y avoir une phase d’audition des projets pour clarifier les propositions ;
• La commission classe les projets (commission ranking) et les répartit en 4 groupes, pouvant inverser des classements techniques en fonction de priorités politiques :

-        Liste A : projets financés prioritairement,

-        Liste B : projets dits « de réserve ». Ils seront financés en fonction du budget restant éventuellement disponible. Au-delà du 31 décembre de l’année de décision, sauf avis contraire de la Commission Européenne, ces projets seront considérés comme définitivement rejetés ;

-        Liste C : projets ayant atteints les seuils minimaux d’évaluation mais qui ne seront pas financés faute de moyens,

-        Liste D : les projets n’ont pas atteints tous les seuils minimaux d’évaluation,

-        Liste E : les projets sont non éligibles ;

• Les consortiums sont avertis du résultat à l’issue de cette phase qui a duré environ 6 mois (y compris les projets non éligibles qui n’ont même pas été étudiés…),
• Une phase de négociation des conditions opérationnelles (time to grant) est alors mise en œuvre entre la Commission Européenne et les consortiums retenus. Cette phase non formalisée peut être ardue et même aboutir à un constat de désaccord dans certains cas.
• La négociation aboutit à la signature d’une convention de subvention (Grant agreement) entre la Commission Européenne et le consortium qui définit précisément le détail du programme accepté, les dépenses éligibles, le management du projet, …

Un cofinancement allant jusqu'à 75% des coûts associés au projet peut être envisagé